Полная стоимость сотрудника — это все затраты работодателя, необходимые для его работы за выбранный период. Обычно в неё включают начисленную зарплату, страховые взносы работодателя, бонусы и льготы, резерв отпусков, технику, программное обеспечение и обоснованную долю общих расходов. НДФЛ отдельно поверх начисленной зарплаты обычно не добавляют: работодатель удерживает его из дохода сотрудника как налоговый агент.
- Не прибавляйте НДФЛ к начисленному окладу второй раз: это удержание из дохода работника, а не отдельная надбавка работодателя.
- Для цены проекта важна не только месячная стоимость, но и количество реально доступных оплачиваемых часов.
- Налоговые тарифы и льготы зависят от компании и сотрудника, поэтому расчёт нужно сверять с бухгалтером.
Что включать в полную стоимость
Не существует единственного правильного состава для всех задач. Для бюджета фонда оплаты труда достаточно зарплаты и начислений. Для оценки маржи проекта понадобится стоимость доступного времени. Для решения о найме полезно добавить оборудование, подбор и рабочее место.
Главное — подписать показатель. «Стоимость сотрудника для ФОТ», «полная стоимость рабочего места» и «проектная себестоимость часа» отвечают на разные вопросы и не должны незаметно подменять друг друга.
| Группа | Примеры | Как учитывать |
|---|---|---|
| Вознаграждение | Оклад, премии, регулярные бонусы | По начислению за период |
| Начисления работодателя | Страховые взносы и взносы на травматизм | По фактическому тарифу компании |
| Оплачиваемое нерабочее время | Отпуск и другие предусмотренные выплаты | Через резерв или снижение доступных часов |
| Рабочее место | Ноутбук, связь, программы, обучение | Прямо или равномерно на срок использования |
| Накладные расходы | Офис, HR, бухгалтерия, управление | Отдельной ставкой, если это нужно для ценообразования |
НДФЛ и страховые взносы — не одно и то же
НДФЛ работодатель рассчитывает и удерживает из дохода сотрудника. Поэтому, если оклад в трудовом договоре указан до удержания налога, добавлять НДФЛ поверх этого оклада в стоимость работодателя повторно не нужно.
Страховые взносы начисляются работодателем отдельно. Для основной категории плательщиков в 2026 году ФНС указывает общий тариф 30% в пределах единой предельной базы 2 979 000 ₽ на человека и 15,1% сверх неё. У отдельных плательщиков могут быть пониженные тарифы, а взносы на травматизм зависят от условий и класса риска. Поэтому универсальный коэффициент вроде «оклад × 1,3» годится только для грубой оценки, а не для окончательного бюджета.
Формула полной стоимости за месяц
Допустим, начисленный оклад специалиста — 150 000 ₽, применимый к нему тариф страховых взносов в примере — 30%, программы стоят 8 000 ₽ в месяц, техника и обучение в среднем — 7 000 ₽, а доля накладных расходов — 20 000 ₽. Тогда ориентир полной месячной стоимости составит 230 000 ₽: 150 000 + 45 000 + 8 000 + 7 000 + 20 000.
Это демонстрационный пример, а не готовая налоговая модель. Фактические взносы могут отличаться из-за предельной базы, льготного тарифа и других обстоятельств.
Полная стоимость = начисленная зарплата + взносы работодателя + бонусы и льготы + рабочее место + выбранная доля накладных расходовНерегулярные годовые затраты сначала приводят к месяцу: делят на 12 или распределяют по другому обоснованному сроку.
Как перейти от месяца к себестоимости часа
Если полная стоимость — 230 000 ₽, а доступный фонд после отпусков и праздников равен 136 часам, стоимость доступного часа составит около 1 691 ₽. Но продавать все 136 часов клиентам обычно невозможно: часть времени уйдёт на встречи, развитие, пресейл и внутренние задачи.
При 75% целевой загрузке получится 102 оплачиваемых часа. Чтобы только покрыть полную стоимость сотрудника, средняя реализованная ставка должна быть не ниже примерно 2 255 ₽ за оплачиваемый час. Маржа и запас на простой требуют ставки выше.
Себестоимость доступного часа = полная стоимость периода / доступные рабочие часыИз календарного фонда исключают отпуск, праздники, больничные по принятой методике и другое время, когда сотрудник недоступен для работы.
Что распределять на проекты, а что оставить накладными расходами
Избыточно точное распределение создаёт видимость науки. Если стоимость одной операции по распределению выше пользы от решения, используйте простой и стабильный драйвер: часы, численность или долю прямых затрат. Метод и его ограничения лучше показать явно.
| Затрата | В проектную себестоимость | Почему |
|---|---|---|
| Время специалиста | Да, по фактическим или нормативным часам | Ресурс потребляется конкретным проектом |
| Проектный подрядчик | Да | Есть прямая связь с работой клиента |
| Аккаунт-менеджмент | По выбранному драйверу | Можно учитывать часами или как накладные расходы |
| HR и бухгалтерия | Обычно через накладную ставку | Прямую связь с проектом трудно обосновать |
| Простой команды | Отдельно или через целевую загрузку | Его нельзя незаметно списывать только на занятые проекты |
Ошибки в расчёте
- считать стоимостью работодателя сумму, которую сотрудник получает на руки;
- прибавлять НДФЛ поверх уже начисленного оклада;
- использовать один налоговый коэффициент для всех сотрудников и всего года;
- делить месячную стоимость на 160 часов без учёта календаря и отсутствий;
- считать каждый доступный час оплачиваемым клиентом;
- не включать бонусы, программы и оборудование, хотя они нужны для работы;
- смешивать прямую себестоимость проекта и накладные расходы агентства.
Короткие ответы
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Входит ли НДФЛ в расходы компании? | Начисленная зарплата учитывается целиком. Сам НДФЛ удерживается из дохода работника, поэтому второй раз поверх начисления его не добавляют. |
| Включать ли отпуск? | Да: либо резервом в месячную стоимость, либо через уменьшение доступных часов. Иначе себестоимость часа будет занижена. |
| Нужно ли включать офис? | Для решения о найме или полной марже — полезно. Для прямой себестоимости проекта его можно показывать отдельным слоем. |
| Как часто пересчитывать? | При изменении оклада или тарифа — сразу; плановую ставку часа обычно пересматривают минимум ежегодно и при заметном изменении загрузки. |