Платёжный календарь — это прогноз остатков по дням или неделям. Для каждой даты он складывает начальный остаток, ожидаемые поступления и запланированные выплаты. Чтобы календарь помогал принимать решения, отделяйте подтверждённые платежи от вероятных, назначайте ответственных и обновляйте прогноз минимум раз в неделю.
- Планируйте не только суммы, но и реальные даты движения денег.
- Не считайте неподтверждённую выручку гарантированным поступлением.
- Минимальный остаток компании должен быть отдельным ограничением.
Основная формула
Отрицательное значение показывает прямой кассовый разрыв. Но реагировать стоит раньше: компания может установить минимальный операционный остаток, ниже которого нельзя опускаться без отдельного решения.
Конечный остаток = Начальный остаток + Поступления − ВыплатыРасчёт повторяется для каждого дня или недели. Конечный остаток предыдущего периода становится начальным остатком следующего.
Какие данные собрать
| Данные | Откуда взять | Что уточнить |
|---|---|---|
| Остатки | Банки, касса, кошельки | Какие деньги действительно доступны |
| Поступления | Договоры, счета, дебиторка | Дата и вероятность оплаты |
| Регулярные выплаты | Платёжный реестр | Зарплата, налоги, аренда, сервисы |
| Проектные выплаты | Планы проектов | Подрядчики, производство, закупки |
| Разовые решения | Руководители | Дивиденды, техника, инвестиции |
Не смешивайте обещание и подтверждённый платёж
У ожидаемого поступления должен быть статус. Например: подтверждено клиентом, выставлен счёт, ожидается по договору, находится на согласовании. Не обязательно превращать вероятность в сложную математическую модель. Достаточно строить два сценария: базовый и осторожный.
- В базовый сценарий включайте платежи с реалистичной датой.
- В осторожном сдвигайте спорные поступления, но сохраняйте обязательные выплаты.
- Сравнивайте оба сценария с минимальным допустимым остатком.
Еженедельный процесс
- Сверьте фактические остатки со счетами и кошельками.
- Закройте прошедшую неделю: замените плановые операции фактом.
- Уточните даты крупных поступлений у ответственных менеджеров.
- Добавьте новые обязательства и изменения по проектам.
- Посмотрите минимальный остаток на горизонте 4–8 недель.
- Зафиксируйте решения: перенести платёж, ускорить дебиторку, изменить график закупки или привлечь финансирование.
Что делать, если виден разрыв
- сначала проверить даты и убрать дубли, а не сразу искать кредит;
- ускорить выставление закрывающих документов и работу с дебиторкой;
- согласовать этапную или авансовую оплату там, где это оправдано;
- перенести необязательные закупки и выплаты собственникам;
- согласовать график с подрядчиками до наступления срока;
- оценить стоимость внешнего финансирования и срок его возврата.
Почему календарь перестаёт работать
- в него попадает плановая выручка без ожидаемой даты оплаты;
- ответственные не обновляют просроченные поступления;
- зарплата и налоги добавляются в последний момент;
- несколько валют складываются без понятного курса;
- факт не сверяется с банком;
- после обнаружения разрыва никто не фиксирует управленческое решение.